چگونه هر روز 3 ساعت به زمان خود اضافه کنیم؟
برای چند لحظه اتاق شلوغ و پرهمهمه تیم فروش را در ذهن‌تان مجسم کنید:
هر یک از اعضای تیم مشغول انجام کاری است: چند نفر گوشی تلفن به دست و با صدای بلند با مشتریان خود صحبت می‌کنند، بعضی‌ها می‌خواهند برای مشتریان بالقوه خود پروپوزال آماده کنند و چند فروشنده در حال ارسال ایمیل یا فکس برای پیگیری خرید هستند.
در اتاق فروش معمولا آنقدر هیاهو و تنش وجود دارد که اگر غفلت کنید و روی کارهای خودتان متمرکز نباشید، یک چیز مهم را به راحتی را از دست می‌دهید: زمان!
از طرف دیگر ذهن یک فروشنده هم می‌تواند به مراتب شلوغ‌تر از اتاق فروش باشد. فروشنده‌ای که فعالیت‌های روزانه خود را دسته‌بندی نمی‌کند و برنامه زمانی مشخصی برای انجام آنها ندارد، در انبوهی از کارهای مختلف غرق می‌شود و در پایان روز هیچ دستاوردی نخواهد داشت.
اما راه نجات از این وضعیت چیست؟ چگونه می‌توانیم از چیزهایی که وقت ما را می‌بلعند دورری کنیم و زمان خود را به فروشِ بیشتر اختصاص دهیم؟
جواب این است: کسب مهارت مدیریت زمان
اگر فعالیت‌های خود را به دقت اولویت‌بندی کنید، می‌توانید زمان بیشتری را صرف فعالیت‌های باارزش‌تر نمایید و در نتیجه بیشتر بفروشید.
علی‌رغم اهمیت فوق‌العاده مدیریت زمان در تیم فروش، نتایج تحقیقات نشان می‌دهد که کارمندان فروش در این زمینه با مشکلات جدی روبرو هستند.
به این آمارها دقت کنید:
تنها 28% از کارمندان فروش از سیستم‌های مدیریت زمان استفاده می‌کنند
فروشندگان فقط در 35.2% از زمان خود بر فروش متمرکز هستند.
این یعنی 65% از زمان کارمندان فروش صرف کارهایی می‌شود که ارتباطی با فروش ندارد!
در این مقاله به بررسی 10 تکنیک مدیریت زمان می‌پردازیم که به شما کمک می‌کنند زمان بیشتری را بر فعالیت‌های مرتبط با فروش تمرکز کنید و در نتیجه درآمد بیشتری داشته باشید.
1. یک فرآیند مشخص تعریف کنید و به آن متعهد بمانید
فروشنده‌ها معمولا برای شناخت سرنخ‌ها و فروش به آنها از یک رویه ثابت ذهنی استفاده می‌کنند. اگر شما مدل ذهنی خود را به یک فرآیند استاندارد تبدیل کنید و آن را روی کاغذ بیاورید، سرعت انجام فعالیت‌هایتان بیشتر خواهد شد.
انجام این کار بسیار ساده است. تنها کافی است که 5 دقیقه از زمان خود را به تعریف یک فرآیند ثابت برای فروش اختصاص دهید و قبل از تماس با هر فرصت فروش، مراحل این فرآیند را مرور کنید. انجام این کار ساده، راندمان شما را به طور حیرت‌انگیزی افزایش خواهد داد.
اگر از یک نرم‌افزار مدیریت زمان یا نرم‌افزار CRM برای این کار بهره ببرید، کار شما بسیار ساده‌تر و لذت‌بخش‌تر خواهد شد.
2. اطلاعات خود را سازماندهی کنید
شاید تعجب کنید اگر به شما بگویم روزانه 3 ساعت از وقت کارمندان فروش برای پیدا کردن شماره تلفن‌ها، ایمیل‌ها، سوابق خرید مشتریان و… در بین فایل‌های مختلف هدر می‌رود! (منبع)
راهکار رهایی از این وضعیت استفاده از یک سیستم مدیریت داده‌ی ابری است. این سیستم‌ها تمام اطلاعات و فایل‌های مشتریان شما را به صورت طبقه‌بندی شده در یک محل مرکزی ذخیره می‌کنند و همه کارمندان می‌توانند به راحتی به آن دسترسی داشته باشند. همچنین این سیستم امکان اشتراک گذاری و ارسال اطلاعات و فایل‌ها را بین همکاران فراهم می‌کند.
به این ترتیب شما از جستجوی بیهوده بین داده‌های مختلف خلاص می‌شوید و زمان بیشتری برای پیدا کردن و ارزیابی سرنخ‌ها در اختیار خواهید داشت.
3. روی “20 درصد طلایی” تمرکز کنید
همانطور که در مقاله ارزیابی کیفیت سرنخ فروش نیز اشاره کردیم، بر اساس اصل پارتو 80 درصد درآمد ماهانه شما از فروش به فقط 20 درصد مشتریان حاصل می‌شود.
اگر به یک اندازه به همه سرنخ‌ها و مشتریان خود وقت اختصاص دهید یعنی هر روز 80 درصد از زمان شما صرف فعالیت‌هایی می‌شوند که تأثیر بسیار اندکی روی فروش و موفقیت شما دارند. برای تغییر این وضعیت باید روی کارهایی تمرکز کنید که بالاترین نرخ بازگشت سرمایه (ROI) را دارند.
به یاد داشته باشید همه‌ی سرنخ‌هایی که تیم مارکتینگ در اختیار شما می‌گذارد به مشتری تبدیل نمی‌شوند. همچنین تمام مشتریان قبلی، ارزشمندترین مشتری‌های شما نیستند. اگر شما زمان زیادی را صرف سرنخ‌های بی‌کیفیت کنید، نمی‌توانید کار اصلی خودتان (فروش) را انجام دهید.
پس بهتر است هرچه زودتر مشتری‌هایی را که در بلندمدت به شما سود بیشتری می‌رسانند شناسایی کنید و بیشترین زمان خود را به آنها اختصاص دهید.
4. پرسونا (تیپ شخصیتی) مشتریان خود را تعریف کنید
معمولا مشتریان شما افراد به خصوصی هستند و نیازهای مشابهی دارند، در نتیجه فرصت‌های فروش مناسب هم اغلب شبیه یکدیگر هستند.
پس شما می‌توانید برای مشتریان خود یک (یا چند) پرسونا تعریف کنید تا شناخت آنها ساده‌تر و سریع‌تر شود. این کار زمان زیادی از شما نمی‌گیرد. باید فروش‌های موفق قبلی خود را به خاطر بیاورید و تمام جزئیات مشتری‌ها و معاملات را یادداشت کنید.
مثلا اگر می‌خواهید پکیج‌های آموزش فشرده زبان انگلیسی بفروشید، احتمالا بهترین پرسونای مشتریان بالقوه شما افرادی هستند که قصد مهاجرت دارند و باید در مدت زمان کوتاهی برای آزمون‌های زبان آماده شوند.
مشخصات این افراد را تعریف کنید و دفعه بعد که خواستید یک سرنخ را ارزیابی کنید، او را با این پرسونا مطابقت دهید. با این کار به شدت در زمان خود صرفه‌جویی می‌کنید.
5. دسته‌بندی کنید
دسته‌بندی کردن فعالیت‌های مشابه و انجام آنها در یک زمان خاص، ساده‌ترین کاری است که می‌توانید برای افزایش بهره‌وری خود انجام دهید.
باید یک لیست کاری درست کنید و برای کارهای مشابه زمان خاصی را در نظر بگیرید. مثلا هر یک از فعالیت‌های زیر را در زمان مشخصی از روز انجام دهید: ارسال ایمیل‌های پیگیری، تماس‌ها، جلسات، ارتباط با مشتریان و…
باید در بین کارهایی که از یک دسته نیستند به ذهن خود فرصت بدهید تا برای انجام فعالیت جدید آماده شود. با این کار بهره‌وری شما افزایش چشم‌گیری خواهد داشت. به عنوان مثال صبح از ساعت 8 تا 9 ایمیل‌ها را ارسال کنید، 10 دقیقه استراحت نمایید و از ساعت 9:10 شروع کنید به تماس گرفتن با فرصت‌های فروش.
6. فعالیت‌های روزانه خود را ردیابی و تحلیل کنید
بسیاری از ما تصویر دقیقی از عادت‌های روزانه خودمان که باعث اتلاف وقت می‌شوند، نداریم و بهره‌وری پایین خود را ناشی از گرفتاری‌ها و مشغله‌های کاری می دانیم.
پیشنهاد می‌کنم حداقل دو هفته تمام فعالیت‌های روزانه خود را مو به مو ثبت کنید و توالی انجام آنها را تحلیل نمایید.
شما می‌توانید این کار را با یادداشت کردن همه فعالیت‌ها و وقفه‌های بین کار روی کاغذ یا به وسیله نرم‌افزار مخصوص ثبت فعالیت‌های روزانه انجام دهید و در نهایت زمان کل کارهایی که انجام داده‌اید و الگوی جابجای شدن بین فعالیت‌های مختلف را تحلیل کرده و استراتژی مناسبی را برای خود در نظر بگیرید.
من این کار را انجام دادم و متوجه شدم بخش زیادی از زمان روزانه‌ام به دلیل جلسات کوتاه و برنامه‌ریزی نشده با اعضای مختلف تیم هدر می‌رود و سعی کردم این جلسه‌ها را محدودتر کنم.
اگر شما هم این احساس را دارید که همیشه کارهایتان از میزان وقتی که در اختیار دارید، بیشتر است، ردیابی زمان (Time Tracking) مهم‌ترین کاری است که باید انجام دهید.
7. روزتان را بر اساس برنامه مشتریان برنامه‌ریزی کنید
اگر ساعاتی که در برنامه روزانه خود برای تماس با فرصت‌های فروش تعیین کرده‌اید با برنامه کاری مشتریان مطابقت نداشته باشد، نمی‌توانید با آنها صحبت کنید و در نتیجه محصول‌تان فروخته نخواهد شد.
پس باید اندکی وقت بگذارید و ببینید بهترین زمان برای صحبت با مشتری‌های بالقوه، چه ساعتی از روز است. علایق و برنامه کاری آنها را شناسایی کرده و سپس برنامه خود را طوری تنظیم کنید که بتوانید به آنها دسترسی داشته باشید.
8. انجام فعالیت‌های همزمان را به حداقل برسانید
انجام چند کار همزمان شما را به یک فروشنده موفق نمی‌کند، بلکه برعکس این کار به فروش شما ضربه می‌زند، چون مغز ما انسان‌ها قابلیت انجام دو کار همزمان را ندارد. (منبع)
وقتی دو کار را به صورت همزمان انجام می‌دهید، مغزتان به طور مداوم باید از یک فعالیت به دیگری برود و دوباره برگردد. این رفت و برگشت‌های مداوم و سریع باعث می‌شود که مغز شما بخش‌هایی از هر فعالیت را حذف کند. در نتیجه سرعت شما کاهش یافته و راندمان شما 40 درصد کمتر می‌شود.
بنابراین به جای انجام چند فعالیت همزمان، کارهای خود را اولویت‌بندی کرده و سعی کنید فقط روی یک فعالیت متمرکز بمانید.
9. زودتر به جواب “نه” برسید
دنبال کردن یک سرنخ نامناسب یعنی هدر دادن وقت!
شاید از دست دادن یک فرصت فروش خیلی سخت باشد، اما اگر قرار است در نهایت به جایی برسید که آن سرنخ از شما خرید نکند، بهتر است هر چه زودتر این اتفاق رخ دهد.
شناسایی سرنخ‌های نامناسب را یاد بگیرید و هر چه سریع‌تر به جواب نه برسید. به این ترتیب زمان بیشتری برای مشتری‌های بهتر در اختیار دارید.
10. وقفه‌های کمتری داشته باشید
آیا شما هم در پایان روز از وقفه‌های متعدد کاری دچار احساس عذاب وجدان می‌شوید؟
اگر اینطور است باید در اولین فرصت در عادت‌های روزانه خود تجدید نظر نمایید.
در ابتدا تغییر دادن این عادت دشوار است، اما اگر می‌خواهید فروش‌تان را افزایش دهید باید این قورباغه زشت را قورت دهید!
استراحت کردن بعد از هر تماس را کنار بگذارید. یک وقفه 5 تا 10 دقیقه‌ای بعد از هر 90 دقیقه کار کافی است.
کلید اصلی تبدیل شدن به یک فروشنده موفق و دارای بهره‌وری بالا، مدیریت زمان است. پس حتما این 10 نکته را به کار بگیرید تا روی زمان روزانه خود تسلط پیدا کنید.
در انتها برای یادگیری تکنیک‌های عملی بیشتر در زمینه مدیریت زمان، مشاهده دوره آموزشی کوتاه زیر را از سایت Udemy را به شما پیشنهاد می‌کنم:
https://www.udemy.com/course/manageyourtime/
پیشنهاد ویژه برای شما : به عنوان کارشناس فروش شروع به کار کنید
