تیم‌های فروش برای موفقیت به چه امکانات و ابزارهایی احتیاج دارند؟

چند روز پیش  به صورت اتفاقی اخبار تلویزیون را مشاهده می‌کردم، گزارشی از مربیان تیم ملی فوتبال دیدم که از نبود امکانات تمرینی و بازی‌های تدارکاتی گله داشتند و از همین حالا، نتایج ضعیف احتمالی در بازی‌های آینده را توجیه می‌کردند.

البته این مسأله‌ی جدیدی نیست و تیم‌های ورزشی مختلف ما همیشه از نداشتن امکانات شکایت داشته‌اند. اما چیزی که این بار توجه من را جلب کرد این بود که کمبود امکانات باعث می‌شود که ورزشکاران خود را قبل از ورود به میدان مسابقه بازنده ببینند.

این مسأله عینا در کسب‌وکار هم وجود دارد. احتمالا شما هم در تیم‌های مختلف شرکت خود دیده‌اید که افراد دلیل به نتیجه نرسیدن کار‌ها و پروژه‌ها را کمبود امکانات و تجهیزات می‌دانند.

البته کمبود امکانات می‌تواند معانی مختلفی داشته باشد. گاهی منظور ما، دسترسی نداشتن به امکانات اولیه (مثلا چیزهایی مانند تلفن، اینترنت و کامپیوتر) است و در جایی دیگر ممکن است مقصود ما از امکانات، چیزهایی باشد که رقبای ما از آنها بهره‌مند هستند و ما به آنها دسترسی نداریم و به همین دلیل احساس کمبود و ضعف می‌کنیم.

مانند تیم ملی فوتبال که در سال‌های گذشته از نبودن لباس ورزشی، زمین باکیفیت و توپ‌های استاندارد گله داشت و امروز از نداشتن بازی‌های تدارکاتی ناراضی است.

به هر حال ما به عنوان مدیر یک کسب‌وکار، باید کاری کنیم که هیچ کدام از تیم‌های شرکت، کمبود امکانات را احساس نکرده و ذهنیت باخت در آنها به وجود نیاید. در اختیار داشتن امکانات مناسب به واحدهای مختلف شرکت این امکان را می‌دهد که با خیال راحت روی کارشان تمرکز کنند و به اهدافشان برسند.

در این مقاله به بررسی امکانات و ابزارهایی می‌پردازیم که تیم فروش برای رسیدن به تارگت‌های ماهانه خود به آنها احتیاج دارد.

و منظور ما از امکانات لازم برای تیم فروش، چیزهایی مثل میز، صندلی، تلفن و کامپیوتر نیست. اینها موارد اولیه‌ای هستند که همه شرکت‌ها آنها را فراهم می‌کنند. امروزه تیم‌های فروش برای اینکه از رقبای خود سبقت بگیرند به امکانات مدرنی نیاز دارند که از آنها با عنوان تکنولوژی‌های فروش یاد می‌شود.

ابتدا با هم ببینیم که وضعیت فعلی دسترسی به امکانات در تیم‌های فروش چگونه است.

بر اساس داده‌های گزارش سال 2019-2020 پایپ درایو، با اینکه بسیاری از شرکت‌ها به اهمیت استفاده از نرم‌افزارهای مختلف برای اتوماسیون فرآیند فروش واقف هستند، اما فقط حدود یک چهارم آنها از این ابزارها استفاده می‌کنند.

در مقابل، نتایج تحقیقات دیگر نشان می‌دهد استفاده از تکنولوژی‌های مختلف در فرآیند فروش باعث شده 73% از فروشندگان، قراردادهای بیشتری منعقد کنند.

همین بهبود وضعیت فروش باعث شده که شرکت‌ها نسبت به فواید استفاده از تکنولوژی در فرآیند فروش آگاهی بیشتری پیدا کنند و به همین دلیل از سال 2016 به بعد، سرمایه‌گذاری در این حوزه 53% رشد پیدا کرده است.

به گفته شرکت‌هایی که از این فناوری‌ها استفاده می‌کنند، موارد زیر مهمترین دلایلی هستند که اشتیاق آنها را به سرمایه‌گذاری در این حوزه افزایش داده است:

1. منظم شدن فرآیند فروش

2. کاهش زمان انجام فعالیت‌ها

3. دریافت گزارش‌های عالی از فرآیند فروش

4. تمرکز بیشتر بر فروش و نهایی کردن قراردادها

تکنولوژی‌های فروش چه هستند و چه فوایدی دارند؟

تکنولوژی‌های فروش در تعریف عبارتند از: ابزارهایی که به شکل نرم‌افزارهای ابری (SaaS) و ماژول‌های مکمل این نرم‌افزارها ارائه می‌شوند و به کارشناسان فروش در انجام فعالیت‌هایشان کمک می‌کنند.

نرم‌افزارهای CRM، ابزارهای گردآوری اطلاعات سرنخ، ابزارهای پیش‌بینی رفتار مشتریان، ابزارهای برنامه‌ریزی هوشمند و ابزارهای ارتباطی درون تیم فروش نمونه‌هایی از تکنولوژی‌های فروش هستند.

این فناوری‌ها می‌توانند روند انجام بسیاری از فعالیت‌ها را تسهیل یا اتوماتیک کنند. فعالیت‌هایی مانند:

وارد کردن اطلاعات

ارسال ایمیل و SMS به مشتریان

اشتراک‌گذاری و همکاری کردن در انجام فعالیت‌ها

برنامه‌ریزی برای تماس‌ها و جلسات

پیدا کردن سوابق مشتریان، قرادادها و فایل‌های آنها

فرآیند ارزیابی کیفی و گردآوری اطلاعات سرنخ

گزارش‌دهی

ساخت، ارسال و پیگیری پروپوزال‌ها

چرا باید روی تکنولوژی‌های فروش سرمایه‌گذاری کنیم؟

فراهم کردن امکانات مختلف برای تیم فروش، یک سرمایه‌گذاری سودمند برای هر کسب‌وکار است که اولا در مدت زمان کوتاهی هزینه انجام شده را بازمی‌گرداند و ثانیا باعث بهبود عملکرد همه تیم‌های شرکت خواهد شد. بعضی از فواید استفاده از تکنولوژی‌های فروش عبارتند از:

1. بهبود عملکرد کارشناسان فروش

تحقیقات نشان می‌دهد استفاده از فناوری‌های فروش باعث افزایش 18 درصدی احساس موفقیت و افزایش 28 درصدی رضایت شغلی کارشناسان فروش می‌شود.

2. حذف فعالیت‌های زائد و منظم شدن برنامه کاری روزانه فروشندگان

تحقیقات مؤسسه مکنزی نشان می‌دهد که استفاده از تکنولوژی می‌تواند حدود 50 درصد کارهای تکراری مشاغل مختلف را اتوماتیک کند.

فرض کنید شما در مراحل مختلف فرآیند فروش خود، 5 تا 10 بار نیاز به ارسال SMS یا ایمیل دارید، باید حداقل 5 بار پیگیری انجام دهید و باید حداقل 5 بار برای جلسات و تماس‌های مختلف برنامه‌ریزی کنید. اگر یک نرم‌افزار این 20 فعالیت را به صورت اتوماتیک انجام دهد یا زمان انجام آنها را به شما یادآوری کند، چقدر کارهای شما راحت‌تر می‌شود؟!

فروشندگانی که از این ابزارها استفاده نمی‌کنند معمولا نمی‌توانند کارهای خود را در زمان مقرر انجام دهند و باید با اضافه‌کاری و ساعت‌های کاری بسیار طولانی آن را جبران کنند.

3. ایجاد مزیت رقابتی برای تیم فروش

تیم فروشی که ابزارها و فناوری‌های فروش را در اختیار ندارد مانند سربازی است که بدون زره و کلاه خود و با پای پیاده بخواهد به جنگ یک لشگر تا دندان مسلح برود.

اگر شما این تکنولوژی‌ها را در تیم فروش خود داشته باشید، چند پله از رقبای خود جلوتر هستید.

معرفی 5 تکنولوژی فروش که باید از آنها استفاده کنید

تا اینجا با اهمیت و مزیت‌های استفاده از تکنولوژی‌های فروش آشنا شدیم. در ادامه به معرفی و بررسی چند نمونه از آنها می‌پردازیم.

1. نرم‌افزار مدیریت ارتباط با مشتری (CRM)

نرم‌افزار CRM مهمترین و اصلی‌ترین تکنولوژی مورد نیاز کسب‌وکار شما است. نرم‌افزار CRM یک پلتفرم جامع است که تمام ارتباطات شما با سرنخ‌ها و مشتریان را مدیریت می‌کند. در واقع CRM هسته اصلی ارتباط دهنده بین ابزارها و تکنولوژی‌های فروش مختلف است.

همانطور که پیش‌تر اشاره کردیم به‌کارگیری فناوری باعث افزایش میزان فروش و همچنین افزایش رضایت شغلی کارشناسان فروش می‌شود. مهمترین عامل در به وجود آمدن احساس رضایت شغلی در فروشندگان نرم‌افزار CRM است.

این مسأله دلایل مختلفی دارد. CRM تک‌تک فعالیت‌های روزمره هر فروشنده را برنامه‌ریزی کرده و انجام آنها را به او یادآوری می‌کند. فرض کنید هر کارشناس فروش در شرکت شما برای رسیدن به تارگت‌های فروش ماهانه‌اش، باید به صورت میانگین در هر روز 70 فعالیت مختلف (اعم از تماس، پیگیری، ارسال ایمیل، ارسال پروپوزال، جلسه و…) انجام دهد. برنامه‌ریزی صحیح برای این حجم از کارهای مختلف بدون نرم‌افزار CRM و تنها با یادداشت کردن در سررسید، استیکر یا فایل‌های اکسل مختلف چگونه خواهد بود؟

به علاوه شما با ساخت فرآیند فروش خود در نرم‌افزار CRM و تعریف ارسال SMSهای مشخص در مراحل مختلف، بسیاری از کارها را به خود نرم‌افزار محول می‌کنید. مثلا می‌توانید به نرم‌افزار بگویید که اگر کارشناس فروش 2 بار با یک سرنخ تماس گرفت و پاسخی دریافت نکرد، یک SMS از پیش تعریف شده برای او ارسال شود. به این ترتیب سرنخ متوجه می‌شود که چه کسی و با چه هدفی با او تماس گرفته و هر زمانی که برایش مناسب بود خودش با شما تماس خواهد گرفت.

2. ابزارهای گردآوری اطلاعات سرنخ

شما قبل از تماس اولیه با یک سرنخ چه کارهایی انجام می‌دهید؟

فروشندگان موفق معمولا پیش از تماس اول به صورت جدی در مورد سرنخ خود اطلاعات کسب می‌کنند. در بعضی از کسب‌وکارها این کار آنقدر مهم است که حدود 50 درصد از زمان کارشناسان فروش به آن اختصاص دارد.

حال فرض کنید ابزاری وجود داشته باشد که شما فقط یک تلفن یا یک آدرس ایمیل از سرنخ خود را در آن وارد کنید و نرم‌افزار تمام اطلاعات مورد نیاز را در اختیارتان قرار دهد.

ابزارهای گردآوری اطلاعات سرنخ _که البته در ایران هنوز آنچنان رایج نیستند_ با یک کلیک، تمام اطلاعات شرکت مانند صنعت، نوع کسب‌وکار، تعداد کارمندان، درآمد شرکت و… مشخص می‌کند و به شما می‌گوید که چند درصد احتمال دارد که این سرنخ تبدیل به مشتری شما شود.

شاید بتوان گفت سایت کتاب اول نمونه ابتدایی گردآوری اطلاعات شرکت‌ها را در کشور ما انجام داده است و می‌تواند با به‌کارگیری هوش مصنوعی روزی تبدیل به چنین ابزاری شود.

3. ابزارهای پیش‌بینی رفتار مشتریان

این عالی نیست که از قبل بدانید که مشتری بالقوه شما چه ساعتی از روز تمایل دارد که با او تماس بگیرید؟ یا اینکه کسی به شما بگوید که نباید این سرنخ را زیاد تحت فشار بگذارید و او تنها در صورتی از شما خرید می‌کند که فرصت فکر کردن داشته باشد؟

ابزارهای پیش‌بینی رفتار مشتریان که از هوش مصنوعی بهره می‌برند، داده‌های خریدهای موفق قبلی را تحلیل کرده و به شما می‌گویند در مراحل مختلف مذاکره با یک سرنخ چه عملی را باید انجام دهید و از چه کارهایی باید دوری کنید. به این ترتیب شانس به نتیجه رسیدن پرونده‌های فروش مختلف به میزان قابل توجهی افزایش پیدا می‌کند.

4. ابزارهای برنامه‌ریزی هوشمند

آمارها نشان می‌دهند که تیم‌های فروش باید در سریع‌ترین زمان ممکن به همه درخواست‌های سرنخ‌ها پاسخ دهند. با این وجود فقط 7% شرکت‌هایی که کار آنها B2B است در کمتر از 5 دقیقه با سرنخ‌های خود ارتباط برقرار می‌کنند و فقط 30% آنها این کار را در کمتر از 24 ساعت انجام می‌دهند.

ابزارهای برنامه‌ریزی هوشمند به شما کمک می‌کنند که دقیقا این کار را انجام دهید و در کوتاه‌ترین زمان ممکن، با بهترین سرنخ‌ها تماس بگیرید. این ابزارها با توجه به ارزیابی اولیه‌ای که از کانال ارتباطی سرنخ انجام می‌دهند، اطلاعات سرنخ‌ها را در همان لحظه برای بهترین کارشناسان فروش می‌فرستند تا در کوتاه‌ترین زمان ممکن با آنها تماس گرفته شود.

البته اگر شما به این ابزارها دسترسی ندارید چندان مسأله‌ای نیست. می‌توانید با یک راهکار ساده مشابه این کار را انجام دهید. فرض کنید شما روی سایت خود یک فرم “درخواست مشاوره” دارید که سرنخ‌ها می‌توانند آن را پر کنند و برای شما ارسال کنند. با مقداری کدنویسی می‌توانید این فرم را هوشمند کنید تا هر وقت بازدید کننده‌ای آن را پر کرد، شماره تماس و دیگر اطلاعات او از طریق SMS برای یکی از کارشناسان فروش شما ارسال شود.

فروشنده‌ها نیز باید ملزم باشند که در کمتر از 5 دقیقه با سرنخ مورد نظر تماس بگیرند و ارتباط اولیه را با او برقرار کنند.

5. ابزارهای ارتباطی درون تیم فروش

کارشناسان فروش شرکت شما روزانه چقدر در مورد پرونده‌ها و مشتریان مختلف با هم گفتگو می‌کنند؟ قطعا تعداد موارد آن خیلی زیاد است.

حال اگر تیم‌های فروش دورکار شوند چه اتفاقی می‌افتد؟ این ارتباطات باید از طریق ابزارهای پیام‌رسان مختلف انجام شود که نسبت به حالت معمول به زمان بیشتری احتیاج دارد.

اخیرا ابزارهای مختلفی برای ارتباطات درون تیم فروش به وجود آمده که امکانات بسیار متنوعی را فراهم می‌کنند. اما خیلی از کسب‌وکارها به این امکانات احتیاج ندارند. همین امکان منشن کردن و ارسال پیام که در نرم‌افزارهای CRM وجود دارد، می‌تواند بسیاری از نیازهای ارتباطی تیم‌ها فروش را برطرف کند.

این ابزارها مهمترین مواردی هستند که تیم‌های فروش برای رسیدن به تارگت‌های جسورانه و جاه‌طلبانه خود به آنها احتیاج دارند. و البته همانطور که گفتیم مهمترین مورد در بین آنها نرم‌افزار CRM است.

شما هم می‌خواهید تیم فروش خود را تجهیز کنید و آنها را با زره و کلاه‌خود به میدان رقابت بفرستید؟ پس همین امروز استفاده از نرم‌افزار CRM را آغاز کنید.